Спецификация. Тонкости оформления при экспорте

В данной статье обратимся к оформлению еще одного международного документа – спецификации. На самом деле это один из самых простых экспортных документов, который требует заполнения.

Нужно отметить, что спецификация при экспортных поставках – необязательный документ. Экспортер вправе сам решать, как ему работать с клиентом – каждый раз заключать новый контракт на конкретную поставку, либо заключить один общий контракт на определенную сумму и оформлять дальнейшие отгрузки отдельными спецификациями.

В компании УВТК наши менеджеры работают и через спецификации и через контракты на поставку. Опыт показывает следующее: если клиент постоянный, вы уже сработались и ваши отгрузки частые, то намного проще заключить один контракт, в котором единожды прописать все основные условия работы между Вами, а отдельные моменты «обговаривать» через спецификации.

Практически этот документ для того и нужен – отобразить конкретный товар, конкретные условия поставки, сроки и этапы оплаты.

Но при заключении «общего» контракта обязательно нужно обратить внимание на следующее:

1. При работе на экспорт все контракты превышающие либо равные сумме 6 000 000, 00 российских рублей (в эквиваленте) подлежат постановке на учет в уполномоченном банке (ранее паспорт сделки). Это означает что при проведении валютных операций по такому контракту банк будет тщательно контролировать и запрашивать всю необходимую документацию по такой сделке (Инструкция ЦБ РФ №181-И). За нарушение валютного законодательства РФ предусмотрена административная и уголовная ответственность резидентов. То есть если экспортер не поставит контракт на учет вовремя – штраф, вовремя не предоставит дополнительные соглашения, спецификации либо другие дополнения к контракту – штраф, не предоставит вовремя данные и документы по отгрузке – штраф. На самом деле это не критично и не сложно, главное, чтобы ваша бухгалтерия успевала предоставлять все данные вовремя, однако лучше «для перестраховки» заключать контракты на меньшие суммы. Если общая стоимость контракта – это «суммы нескольких отгрузок», то конечно лучше заключить его на чуть меньшую сумму и отображать отгрузки через спецификации.
2. Лучше не прописывать в общем контракте условия поставки (ИНКОТЕРМС), условия оплаты, сроки отгрузки и перечень сопроводительной документации, а сделать ссылку на указание в спецификации, так как эти условия могут меняться от поставки к поставке. Например, первые отгрузки ваш покупатель может попросить вас оформить на условиях FCA (самовывоз), а потом доверить транспортные услуги вам, а это уже условия CPT. Также и условия оплаты: очень многие экспортеры, начиная работать с новым, еще не знакомым для них клиентом, соглашаются на работу только по 100% предоплате, минимизируя свои риски. В дальнейшем, когда деловые отношения построены, клиент часто переходит в стадию «на доверии» (в Уральской внешнеторговой компании тоже есть такие партнеры) и стороны начинают работать по пост оплате. Сроки отгрузки, разумеется, разнятся каждый раз в зависимости от вида товара, а также требует он изготовления или находится в наличии, нужна ли дополнительная доупаковка или перемещение с одного склада на другой. Перечень сопроводительной документации в свою очередь тоже разнится в зависимости от товара. Остаются неизменными УПД и СМР, а вот документы качества могут быть разные: описание, декларации соответствия, паспорта качества, сертификаты и так далее. А также не при всех поставках может понадобиться сертификат происхождения СТ-1 (если товар не произведен на территории РФ или не подвергнут достаточной переработке, то такой сертификат сделать вовсе не получится).
3. Тщательно контролируйте не превышение суммы общего контракта по отгрузкам. То есть если вы заключили контракт на 5 млн, а отгрузили суммарно на 5 млн 100 тысяч, то это нарушение. Правда, здесь есть «помощник» - дополнительное соглашение. Не обязательно переделывать весь контракт на большую сумму, можно заключить дополнительное соглашение на увеличение суммы, этого будет достаточно. Опять же, если сумма станет подлежащая банковскому контролю, возникнут неприятности. Поэтому время от времени суммируйте отгрузки и сравнивайте со стоимостью контракта.

Теперь перейдем к структуре спецификации. Как и с прочими экспортными документами поставщику лучше хранить шаблон спецификации в формате excel, заполняя его от поставки к поставке.

Итак, первое – присваиваем спецификации свой номер, проставляем дату, а также «прикрепляем» к конкретному Контракту и обозначаем место заключения спецификации. (обычно это город поставщика)

Выглядит это, к примеру, вот так:

Спецификация №5
К контракту №1 от 02.03.2021
г. Челябинск 03.06.2021



Дальше заполняем шапку документа. Данные продавца и покупателя можно скопировать прям из Контракта, вот так: ООО «УВТК» г. Челябинск (Россия), именуемое в дальнейшем «Продавец», в лице директора Иванова И.И., действующего на основании Устава с одной стороны и ТОО «Солнышко» г. Усть-Каменогорск (Казахстан), именуемое в дальнейшем «Покупатель» в лице директора Рахметова А.А., действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящую Спецификацию о нижеследующем: Далее прописываются условия на которых происходит отгрузка. Обязательно нужно указать сумму, условия поставки (Инкотермс), условия оплаты, срок отгрузки, входит ли в стоимость упаковка, также можно указать перечень сопроводительной документации. Пример следующий:

1. Продавец отгружает Покупателю Товар в ассортименте, перечисленном в Спецификации на общую сумму: 67 980,00р. Шестьдесят семь тысяч девятьсот восемьдесят российских рублей, 00 копеек, в т.ч. НДС 0%
2. Продавец отгружает Покупателю Товар на условиях FCA-г.Москва (ИНКОТЕРМС-2010)
3. Оплата Товара осуществляется Покупателем следующим образом: 100% авансовый платёж в течение 3 (трех) банковских дней с даты Спецификации, иначе Продавец в одностороннем порядке вправе изменить цены на товар и сроки его поставки.
4. Срок отгрузки: в течение 5 (пяти) банковских дней с момента поступления 100% авансового платежа на расчетный счет Продавца.
5. Расходы по упаковыванию Товара входят в стоимость товара.
6. В пакет сопроводительных документов входит: настоящая спецификация, УПД, СМР и декларация соответствия.
Далее оформляем табличный вариант сведений о самом товаре. Здесь все как обычно: №, наименование продукции (должно совпадать с наименованием в дальнейшем УПД), единица измерения, цена и общая стоимость. Выглядит, например, вот так:


Под таблицей дублируем сумму прописью:

Сумма к оплате: 67 980,00р.

Шестьдесят семь тысяч девятьсот восемьдесят российских рублей, 00 копеек, в т.ч. НДС 0%

И в конце документа проставляем реквизиты сторон. Необязательно как в контракте дублировать все данные, достаточно наименования, юр. адреса и подписи, печати уполномоченных лиц.

Ваша спецификация готова! Если же хотите доверить заполнение документов в руки профессионалов, скорее звоните: +7 (351) 700-07-88!

Автор — Менеджер по ВЭД, Анастасия Розважаева