Инвойс и упаковочный лист. Тонкости оформления при экспорте вне ЕАЭС

В предыдущих статьях мы рассмотрели тонкости заполнения универсального передаточного документа и транспортного документа СМР при экспортных поставках. Данные документы оформляются компаниями при любом виде экспорта, во все страны. Они обязательны. Теперь поговорим об инвойсе и упаковочном листе.

У любого экспортёра как начинающего, так и опытного, названия этих документов «на слуху».

Первый нюанс касательно инвойса и упаковочного листа – эти документы заполняются только при поставках вне страны ЕАЭС. То есть при экспорте в Казахстан, Киргизию, Беларусь и Армению вам будет достаточно УПД и СМР. Во всех остальных случаях дополнительно оформляем и инвойс и упаковочный лист. Они будут подкрепляться к грузовой таможенной декларации в соответствующей графе, поэтому необходимы. Лучше хранить шаблоны этих документов в excel формате каждому экспортёру, меняя основные данные от поставки к поставке. Это сэкономит вам время.

В отличии от УПД и СМР у инвойса и упаковочного листа нет четкой, единой формы для заполнения документа, она произвольна, но есть перечень информации, которую они обязательно должны содержать. В данной статье Уральская внешнеторговая компания поделится своим опытом и алгоритмом заполнения данных документов. Мы успешно декларируем товары уже на протяжении многих лет, так что с уверенностью можем утверждать, что наши документы подходят и для таможенных и для налоговых органов, содержат всю необходимую информацию и в то же время не перегружены лишним.

Инвойс представляет собой международный документ, некий заменитель всем известного нам счета на оплату.

При международных поставках экспортёру приходится оформлять и счет на оплату через программу 1С (для сдачи в налоговые органы РФ) и инвойс (он необходим уже зарубежному контрагенту для внутренней бухгалтерии, а также для таможенных органов в России).

Упаковочный лист – это международный документ, который содержит основные сведения о перемещаемом грузе, его количестве, весах, объеме и характере упаковки. При поставках наши сотрудники составляют оба документа в одном файле Excel, но на разных листах. Это удобно. Выбираем Excel, чтобы он сам автоматически считал вес нетто, брутто, стоимость и прочие числовые данные. А разные листы нужны, чтобы скопировать данные от одного документа в другой, добавив необходимое. Зачастую оба документа составляются параллельно и на английском и на русском языке.

Итак, первое, - это шапка документа. Оформляется одинаково в обоих документах. Здесь обозначаются основные данные компании – экспортера. Приводим пример: ООО "УВТК РУСЛЕС"/ Limited "UVTC RUSLES"

454091, Россия, г. Челябинск, ул.Коммуны д.87, неж.пом. 7, оф.700 / 454091 Russia, Chelyabinsk, Kommuny st., h. 87, non-residential premises 7 of. 700

ИНН 7449139699 КПП 745301001

Ниже проставляем название документа. «ИНВОЙС» (INVOICE) или «УПАКОВОЧНЫЙ ЛИСТ» (PACKING LIST) соответственно.

Следующие графы – нумерация. Проставляем в инвойсе и упаковочном листе:

Номер и дату инвойса

Номер и дату международного контракта

Обращаем внимание, что у упаковочного листа нет своего номера, он просто прикрепляется к конкретному инвойсу при каждой поставке.

Пример:

Invoice / Инвойс №2021/01-20 Invoice date / Дата инвойса: 20.01.2021

Contract / Контракт № 68 Contract date / Дата контракта: 22.12.2020

Нумерацию инвойсов каждая организация тоже вправе выбрать самостоятельно. Компания УВТК проставляет номер через дату, это удобно для бухгалтерии. А дата берется та, что совпадает с днем подачи декларации в Таможенные органы.

Далее аналогично документам УПД и СМР мы проставляем данные контрактодержателей – продавца, покупателя. Название компании, юридический адрес – этого вполне достаточно. И дублируем условия поставки ИНКОТЕРМС.

Выглядит это следующим образом:

Seller / Продавец: Limited " UVTC RUSLES" / ООО «УВТК РУСЛЕС»

Address / Адрес: h.87, non-residential premises 7, of 700 , Kommuny st., Chelyabinsk 454091 Russia/ Россия, 454091 , г. Челябинск, ул. Коммуны, д.87, неж. пом. 7, оф. 700

Buyer / Покупатель: МЧЖ «PFC»

Address / Адрес: Узбекистан, А. Навоий куч 6 уй/ Uzbekistan, A. Navoi Kuch 6 u

Terms of delivery / Условия поставки: CPT - Ташкент, Узбекистан (Инкотермс-2010).

А вот далее информация в упаковочном листе и инвойсе начинает разнится. Выбираем табличный вариант. В инвойсе отображаем данные о грузе: наименование, единица измерения, количество, цена и стоимость, страна происхождения.

Выглядит это, например, вот так:

№ п/п Наименование Ед.изм. Кол-во Цена, Руб. Сумма, Руб., с НДС 0% Страна происхождения

1 Газонокосилка Shibaura SR370 шт 1 2 800 000, 00 2,800,000.00 Япония

ИТОГО 2,800,000.00

в т.ч. НДС, % 0%

Упаковочный лист содержит больше информации. Для Таможенных Органов важно видеть упаковку, вес нетто, брутто, количество мест, вид упаковки и код ТН ВЭД. Все должно совпадать с фактическим объемом груза. Есть среди экспортеров даже негласное правило – сомневаешься в каком-то из числовых критериев груза - лучше проставить чуть больше, чем в меньшую сторону. Штрафы огромны и риски большие.

Визуально выглядит так:

№ п/п Наименование Ед.изм. Кол-во Итоговый Вес нетто (кг) Итоговый Вес брутто (кг) КОЛ-ВО МЕСТ УПАКОВКА Код ТН ВЭД

1 Газонокосилка Shibaura SR370 шт 1 970 970 1 Стрейч-пленка 8433195100

ИТОГО 970 970

Числовые значения, если это не целое число, принято округлять до двух знаков после запятой. Небольшие погрешности допустимы.

Упаковку лучше прописывать полностью. Даже какие-то незначительные детали.

Итак, наш инвойс и упаковочный лист почти готовы. Последний штрих – подпись и печать уполномоченного лица компании экспортера внизу документа.

Если вы сомневаетесь в правильности оформления экспортных документов и не готовы брать на себя риски – мы готовы вам в этом помочь! Экспорт с УВТК – это быстро, просто, а главное – качественно! Звоните: +7 (351) 700-07-88.

Автор — Менеджер по ВЭД, Анастасия Розважаева