УПД. Тонкости оформления при экспорте.

УПД (Универсальный передаточный документ) – один из главных отгрузочных документов при экспортных поставках, поэтому всем российским поставщикам уже поставляющим за рубеж и начинающим в этом деле очень важно знать и уметь корректно заполнять данную документацию.

Итак, Универсальный передаточный документ – это некая совокупность (Счет-фактура + Товарная Накладная в одном документе). Более упрощенная форма также содержит все необходимые данные о грузе, продавце, покупателе и прочую важную информацию, но выглядит более сокращённо. Оформляется данный документ через программу 1С, которая неизменно сопровождает ведение любого бухгалтерского учета.

На что же нужно обратить внимание при заполнении УПД на экспорт?

Начнем по порядку с верхней «шапки» документа. Самая левая форма встает в программе 1С автоматически – это наименование «Универсальный передаточный документ», и его статус. «1» - счет фактура и передаточный документ (акт), 2 – передаточный документ (акт). Компания УВТК проставляет «1» в своей документации. Далее правая часть. Как правило, номер и дату мы вводим вручную (дата вручную, если отгрузка на другой день и автоматически встает дата если день в день), остальное встает автоматически. Каждая компания выбирает свою персональную систему нумерации. Зачастую это просто числа по порядку, у нас номер отгрузки формируется из календарного дня месяца, затем число месяца и номер отгрузки в этот день в компании по порядку. Итого 6 символов, например:

Счет-фактура № 130403 от 13.04.2021 – отгрузка 13 апреля 2021 года третья по счету в этот день в компании.

Нумерацию приводим для примера, возможно, окажется полезной. Она очень удобна и для нашего внутреннего учета и для проверки у налоговых органов. Остальные данные встают в УПД автоматически. Первое - это данные продавца. Организационно-правовая форма может стоять в сокращенном варианте, например:

ООО «Уральская внешнеторговая Компания».

Название, разумеется, прописывается полностью.

Далее проставляется адрес. Очень важно проставить страну продавца! (Пишем «РФ») Так как поставки экспортные, нужно подтвердить, что продавец – российский, а покупатель – зарубежный клиент. Без проставления страны продавца и покупателя налоговые органы не примут такое УПД. Далее прописываем адрес, обязательно указываем индекс (про него часто забывают). Следующая строка – ИНН/КПП продавца. Здесь без особых примечаний, главное не пропустить цифры. Строка «грузоотправитель и его адрес». В нашем случае компания УВТК является и продавцом и грузоотправителем, поэтому в графе проставляется «он же» (ссылка на вышеуказанное).

Далее грузополучатель. При выставлении счета на оплату через программу 1С ответственный менеджер заполняет данные контрагента и в УПД уже они встают автоматически: название, адрес и прочее. Вместо ИНН, например, у казахских партнеров проставляется БИН компании. Это тоже нужно иметь ввиду. Многие казахские партнеры просят вручную изменить строку ИНН/КПП покупателя на «БИН». Этого делать нельзя. Вы не сможете сдать такой документ в нашу, российскую налоговую, так как в законодательстве форма УПД едина и корректировать ее не нужно.

Далее проставляем валюту контракта, обязательно прописываем код! Например:

«Российский рубль, 643»

Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) проставляем, если такой есть, либо оставляем пустой строчку. Шапка документа готова, переходим к основной части. Таблица, как правило, тоже заполняется автоматически (данные переносятся из счета на оплату). Порядковый номер определяет нумерацию конкретной номенклатуры в документе.

Код товара/работ, услуг – это некий «артикул». Он проставляется автоматически программой 1С. Иногда наши клиенты просят проставить определенный артикул (например, такой же как проставлен в отгрузочных от поставщика/производителя). Это можно сделать вручную в печатной форме.

Далее идет наименование товара. Очень важно сохранять наименование в неизменном виде. Для налоговых органов нужно показать так: что вы купили, то вы и продали. Любые цифры и символы здесь также имеют значения. Марки, ГОСТы, размеры и даже артикул иногда стоит еще и в наименовании – если ваш поставщик отгружает товар в таком виде, продайте его в идентичном по написанию и не будет к вам лишних вопросов.

Код вида товара. ОБЯЗАТЕЛЬНА к заполнению при экспорте эта графа!!! Здесь мы проставляем код ТН ВЭД.

ТН ВЭД ЕАЭС – это крупный классификатор товаров. Товарную номенклатуру внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза используют в работе сотрудники таможенных органов и компании, которые занимаются внешнеэкономической деятельностью.

С помощью кодов ТН ВЭД участники процесса идентифицируют продукт и выполняют таможенные операции. Проще говоря, благодаря коду и таможня, и компании быстро понимают, каков будет размер пошлины и акциза, узнают требуется ли продукту разрешительная документация. Кроме того, по ТН ВЭД таможня отслеживает статистику внешней торговли.

Единицы измерения, код и обозначение. Здесь все просто: килограммы, штуки, тонны, граммы, комплекты… Соответствующий код вы найдете в классификаторе в программе 1С. Количество товара проставляется через цифровое обозначение также как и цена и стоимость. Если товар подакцизный – проставляем сумму, если нет – «без акциза».

Следующая очень важная графа при экспорте – «Налоговая ставка». Обязательно ставим «0%»!!! Не прописываем «без НДС» или «10%» или «20%». Ставим нулевую ставку, это важно. Именно эту ставку экспортер подтверждает в налоговых органах. Сумма налога покупателю – ставим «0,00». Стоимость с налогом прописываем (если налога нет, то этот столбец совпадает со столбцом №5).

Еще один очень важный момент – столбцы 10,10 а и 11. Они либо пустые все, либо все заполнены. Здесь проставляется номер импортной таможенной декларации. Эти данные всегда вводятся вручную. Они берутся из входящего от поставщика УПД (или счет-фактуры). Если товар импортный, не российский, то при его ввозе на территорию нашей страны заполнялась импортная грузовая таможенная декларация. Этот номер должен сопровождать груз при всех его дальнейших передвижениях. Это нужно для отслеживания груза.

Таблица заполнена, ниже проставляются подписи уполномоченных лиц: руководитель, главный бухгалтер. Если работает ИП, то подписывается только строка ниже. В основание передачи (сдачи)/получения (приемки) прописываем номер международного контракта на основании которого движется груз. Например:

«Контракт № 215 от 08.04.2021»

Если между продавцом и покупателем заключалась спецификация, то лучше указать здесь и ее:

«Спецификация №5 от 14.05.2021»

Данные о транспортировке и грузе – проставляем термин ИНКОТЕРМС, место отгрузки, а также название транспортной компании (либо ФИО водителя и данные на авто)

Например:

FCA – г. Москва (TOO «SAMCOM Logistics международные перевозки»)

Или

СРТ – г. Караганда (водитель Иванов Иван Иванович, автомобиль Газель г/н М147ХК174)

Эти данные будут полными и достаточными для налоговых органов.

И, заключительная часть – проставляем должность в 2 строках справа и ФИО лица уполномоченного. Например «Директор» «Иванов И.И.»

Дата отгрузки встает автоматически и совпадает с датой в шапке документа.

Подписываем документ, ставим печать. Правую сторону будет заполнять уже ваш покупатель после получения груза. Ваше УПД готово!

Сомневаетесь в правильном оформлении экспортной документации? Нужна помощь? Звоните - +7 (351) 700-07-88 в офис компании УВТК!

Автор — Менеджер по ВЭД, Анастасия Розважаева