Зарубежным клиентам: как проверить российского поставщика?

Мировая торговля, в отличии от торговли только внутри своей страны, разумеется, гораздо более интересный процесс и для поставщиков, и для покупателей: это и общение с зарубежными контрагентами и расширение рынков сбыта и повышение узнаваемости своей продукции по всему миру и посещение различных международных выставок и ярмарок. Это целый круговорот экономических процессов, различной документации (которая может разниться от страны к стране), это постоянное повышение уровня компетентности и своих профессиональных навыков (ведь законодательство постоянно меняется – в особенности налоговое имеет тенденцию к постоянным переменам) и участникам ВЭД приходится всегда «быть в курсе», узнавать, понимать, адаптироваться и применять в рекордные сроки.

Но помимо вышеуказанных плюсов, любого участника ВЭД поджидают и подводные камни. В данной статье мы раскроем для наших зарубежных клиентов весьма интересную тему и, что самое главное, всегда актуальную: «Как проверить российского поставщика?».

Уральская внешнеторговая компания на мировом рынке уже более 8 лет. За это время наши менеджеры не раз сами попадались в ловушку «компаний-однодневок», «компаний-мошенников» и «недобросовестных поставщиков». Горький опыт за плечами позволил компании научиться на своих ошибках и сформировать целый алгоритм действий по проверке российского поставщика перед тем как вступить с ним в сделку. С некоторыми секретами и советами мы готовы поделиться в данной статье.

Итак, в компанию УВТК поступает запрос от иностранного контрагента на закуп какой-либо продукции от российского поставщика. Нужно заметить, что наша география огромна: несмотря на то, что наш офис находится в г. Челябинске и весь квалифицированный персонал УВТК находится там, наши клиенты территориально «разбросаны» по всему миру. Поэтому, когда к нам приходит вопрос от клиента формата «Вот вы же в Челябинске находитесь, а вот поставщик, которого я выбрал, он в Москве…Екатеринбурге…Якутии…Краснодаре…Сахалине…Как вы будете оформлять поставку? Спешим уведомить, что расстояние для нас – не проблема! С любой точки в России мы сможем поставить груз в любую точку мира. И оформление документации, и предоставление ее к назначенному месту по отгрузке, сможем обеспечить.

Итак, иностранный контрагент хочет закупить российский товар, но поставщик для него – лицо новое, а находясь в другой стране очень сложно провести все мероприятия по проверке. Затруднительно дозвониться и до российских налоговых органов, с целью узнать надежен ли поставщик? «Чистый» ли он? Сдает ли документацию? Делает это в сроки? Прибыльна ли организация? А может есть суды, и много? Официальные запросы тоже, как правило, остаются без ответа… Когда в компанию УВТК приходит заявка от зарубежного контрагента и поставщик определен, мы в первую очередь проверяем продавца. Ответственность за получение груза покупателем ложится на экспортера, не на поставщика. Соответственно, перед тем как начать какие-либо переговоры и рабочие отношения, экспортер должен удостовериться, что выбранный поставщик – реален, надежен и отгрузка после перечисления денежный средств на расчетный счет продавца действительно состоится.

Проверка происходит в 2 этапа: первую (начальную) проверку в компании производит ответственный за отгрузку менеджер. Второй этап (более тщательный) проводит специальный сотрудник нашей компании.

Первый этап - сбор информации по контрагенту-поставщику и последующий анализ собранной информации. Именно на первом этапе оцениваются благонадежность поставщика и риск возможных претензии со стороны ИФНС, принимается решение о дальнейшей работе с контрагентом.

Второй этап - подготовка дополнительной информации, которая подтверждает проведение нами мероприятий по должной осмотрительности при выборе контрагента-поставщика.

Ответственный менеджер выполняет следующее:

1. По ИНН компании делает выписку из ЕГРЮЛ с сайта ИФНС. В выписке проверяет наличие записи о недостоверности сведений о юридическом лице. Как правило, данную запись можно найти на последней странице выписки. Если запись есть, то УВТК не работает с данным поставщиком. Так же мы обязательно проверяем дату регистрации компании. Здесь есть важный ключевой момент - если компания зарегистрирована менее трех месяцев, то мероприятия по должной осмотрительности в полном объеме провести не удастся. Необходим более тщательный самостоятельный анализ информации и документации, собранной далее.
2. Компания УВТК отправляет поставщику стандартный запрос по документам. В ответ нужно получить среди обязательных:
   • копия Устава общества;
   • копия решения или протокола о создании общества;
   • копии ИНН и ОГРН общества;
   • копии документов подтверждающие юридический адрес компании, наличие склада у компании;
   • копию отчета "Сведения о среднесписочной численности сотрудников" компании;
   • приказ о назначении директора (если директор не назначен уставом).
   • Дополнительные документы: налоговая отчетность на последнюю отчетную дату (декларация по НДС, бухгалтерская отчетность).
3. Проверяет наличие сайта у компании поставщика.
4. В процессе всей работы менеджер сохраняет переписку с поставщиком.

После этого ответственный менеджер передает всю собранную информацию специальному сотруднику. Тот приступает ко второму этапу проверки. В ходе проведения мероприятий по поставщику формируется досье. Вся информация, которая может быть сохранена в электронном виде, хранится в электронном виде, вся бумажная информация собирается в отдельный файл - досье по поставщику и хранится в компании.

Основные этапы:

1. Проверяется Индекс Должной Осмотрительности (ИДО) в программе 1С. Эта информация несет справочный характер.
2. Проверяется поставщик по информационным сайтам, которые рекомендует ИФНС в своих письмах (http://www.vestnik-gosreg.ru/publ/fz83/, https://service.nalog.ru/addrfind.do, https://service.nalog.ru/zd.do и многие другие. Суммарно УВТК проверяет каждого поставщика по 12 сайтам)
3. Подготавливает стандартный запрос в ИФНС по поставщику. Иногда Налоговые органы действительно дают развернутый ответ о благонадежности поставщика, но зачастую, как показывает практика, мы не получаем запрашиваемую информацию.

Данный алгоритм наработан и составлен в течение многих лет. В настоящее время наши специально обученные сотрудники очень оперативно определяют компании-однодневки. И дело не только в сборе документации, мы также анализируем поведение поставщика, чем он аргументирует свои отказы, как себя ведет, как быстро отвечает. То есть это не только «бумажная работа», но и психологический аспект.

Спросите себя, готовы ли вы потратить так много времени на тщательную проверку поставщика и всё же взять на себя риски за будущую отгрузку? Мы будем рады помочь вам с проверкой ваших потенциальных российский партнеров и возьмем все прочие «экспортные риски» на себя. Скорее звоните: +7 (351) 700-07-88!

Автор — Менеджер по ВЭД, Анастасия Розважаева